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物流信息化系统建设的步骤
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发布时间:2022-08-16 15:11:47 来源:188体育平台手机版 作者:188比分网站8

  1999年11月,国家经贸委会同世界银行召开了现代物流国际研讨会后,我国的现代物流有了较为迅速的发展。部分省市政府已开始认识到物流对于推动经济发展、改善投资环境和提高地区经济和工商企业在国内外市场竞争能力的重要性,一些工商企业如海尔、青啤、天汽等也开始认识到物流是企业降低物资消耗、提高劳动生产率之外,能够使企业增加效益和增强竞争能力的第三利润源。

  随着我国社会物流需求的增加,以及对物流认识的深化,大批运输、仓储及货代企业,为适应新形势下竞争的需要,正努力改变原有单一的仓储或运输服务方向,积极扩展经营范围,延伸物流服务项目。但是由于我国物流企业的经营规模、管理技术和管理水平相对落后,其服务质量还很难满足一些企业的需求,国际上一些著名物流企业在普遍看好我国物流的情况下陆续涌入我国,对我国刚刚起步的物流企业带来较大的冲击。

  目前我国物流的企业基础薄弱、效率低下,与西方发达国家相比有较大差距。由于规模小、技术落后,使得物流企业专业化程度不够,成本高居不下,低成本的物流供应链系统在我国就更为罕见,极大的限制了我国物流业的发展。一些大型的国内物流企业正在利用现代通信技术逐步在建设信息管理系统和客户服务系统,更多的物流企业也在跃跃欲试。

  物流领域在推进信息化的进程之中,既带有一般行业信息化的共性,也有其特性。这是因为物流业全面融汇了多学科的经济科学和技术科学,涵盖资源配置科学、仓储科学、流通科学、环境科学、运输科学、搬运科学及至营销科学、再生科学、系统科学等诸多内容。一次性投入解决所有问题是不可能的,所以物流企业的信息化建设要分阶段、分步骤地进行实施。

  从目前我国物流业的现状分析,首先应该解决的是基础信息化,利用计算机、网络等技术实现信息共享、信息传输,使得信息更广泛地成为控制、决策的依据和基础,在这个过程中重要的是解决信息的采集、传输、加工、共享,就能提高决策水平,从而带来效益。在这个层面上可以不涉及或少涉及流程改造和优化的问题,信息系统的任务就是为决策提供及时、准确的信息。

  其次是流程信息化,将系统论和优化技术用于物流的流程设计和改造,融入新的管理制度之中。一方面可以固化新的流程或新的管理制度,使其得以规范地贯彻执行;另一方面在规定的流程中提供优化的操作方案,例如仓储存取的优化方案、运输路径的优化方案等。此时信息系统作用主要在于固化管理和优化操作。此类信息化建设涉及流程,因此带有明显的行业特点。

  然后是供应链的形成管理,通过对上下游企业的信息反馈服务来提高供应链的协调性和整体效益,如生产企业与销售企业的协同、供应商与采购商的协同等。物流信息系统不仅是供应链的血液循环系统,也是中枢神经系统。供应链的基础是建立互利的利益机制,但是这种机制需要一定的技术方案来保证,信息系统在这里的主要作用是实现这种互利机制的手段。例如销售商的库存由供应商的自动补货系统来管理,生产商的生产计划根据销售商的市场预测来安排等等。

  提起信息化建设,很多人都会感到是一个极为庞大的工程和投资,事实上信息化只是我们工作的工具,这个工具能够让我们的工作有更规范的管理和更高的工作效率。所以信息化建设是否成功的标志就是是否起到了工具的效果。

  建设信息化系统之前,我们应该首先确认现有管理的流程规范性,同时知道目前管理存在的弊端。

  物流行业属于服务行业,发生的信息量很大,用传统的工具无法一一记录下来,同时也存在信息共享和交流非常不及时的现象,严重影响了工作的效率;员工工作的考核也停留在领导眼睛看到的表面现象,奖惩没有明确的数据依据,管理缺乏透明度和伸缩性。依靠传统的方式和工具,无法科学的进行过程的管理和控制,简单的电话和传真手段已经远远不能了解到异地分支机构的运行状况。这些还都是日常管理的简单现象,实际上这些简单现象导致了客户服务水平的低下,从而影响了客户对企业的信任和忠诚度,影响了企业业务的再开拓。

  物流行业的过程管理简单的说起来可以分成几部分:业务受理、仓储管理、配送管理、客户管理和决策支撑等,另外还有涉及人事、部门、分公司、代办点、配货、车辆、货运调度、仓库调拨,有的公司还会涉及条形码、GPS、拣货等过程,所以物流行业的过程管理是比较复杂的管理过程。

  实施信息化建设,我们必须将各个过程进行数据化,并将相关的过程用数据相互联结起来,将工作过程管理转化为数据流管理,同时将关键数据指标转换为决策数据。

  上图是简化后的系统结构图,各种数据资源统一在数据交换中心进行管理和分配,整个系统数据按两条索引线集中和分发,这两条索引线是:货物和费用。另外的财务管理最好不要包含在这个系统中,原因是财务管理的内容都属于公司机密,放在此系统中不利于数据的安全性,一个错误的操作权限就会导致财务信息流失,可以使用系统中的费用管理部分和财务部门进行核对。

  在确定信息化建设项目之前,必须按两条索引线设计出过程管理的数据模型,以便于决定系统的规模和实施目标,同时也能让集成商提供出切合实际的解决方案和价格体系。

  当确定了以上两个步骤的内容之后,实际上信息化建设的目标已经明确了,但是没有任何一个信息化建设项目可以一步到位,这取决于初期资金的投入和系统运行的效果评估。所以需要根据目标和具体过程进行分析,将整个系统进行阶段划分,阶段划分的依据就是不影响过程管理和数据流管理,同时每个阶段的系统都可以独立运行,更可以整合运行。所以在明确初期目标和规模时,最好和在物流领域比较专业顾问或开发公司合作,例如:广州聚星源、香港易宝等,共同制定适合自身的初期规模和目标。

  初期资金投入也是影响初期建设目标的主要因素,建议初期投入不宜过高,20万左右比较适中,原因是初期建设主要是为了进一步验证数据模型的准确性和系统的运行效果,同时可以总结出系统的使用习惯是否偏离原有管理流程过多,如果偏离过多,说明数据模型设计不够准确,因为信息化建设的最终目的不是让员工适应计算机操作,而是让信息系统适合企业的管理过程。

  初期的目标和投入明确之后,就可以和集成商进行联系收集技术解决方案了。技术解决方案中一般包括的内容有:系统结构、系统功能、系统投资预测、组网方案、实施方案等内容,同时也附带服务承诺等相关内容。技术解决方案的内容大同小异,为了确定实施的可靠性,还需要和集成商就方案内容的细节进行交流。

  技术解决方案设计的专业技术比较多,建议和在物流领域比较专业的顾问或开发公司合作,共同确定系统建设方案。

  系统建设方案的产生,采用了很多集成商所提供方案的优势部门综合而成的,所以标准的系统建设方案具有可操作、可实施性,我们可以根据这个标准的系统解决方案重新明确系统选型的范围和数量,提出切实的初期和远期建设要求,并通知开发商进行设备和系统的标准报价,同时可以和开发商进行商务磋谈,最终确认适合自己的系统开发商。

  开发商确认后,需要和开发商技术人员围绕确定的系统建设方案进行充分的技术调研和交流,形成明确到各个细节实施方案。实施方案中描述了实施步骤和双方在实施过程中人员、物资和环境等方面的配合、协调等具体工作。

  商务合作合同的内容应该包含系统软硬设备的提供方式、系统实施的进度、系统验收的标准、系统款项的支付方式和步骤、服务承诺、违约责任等内容。一般由于开发商在采购和开发过程需要付出相当大的成本,所以合同的签订时一般需要支付一定数量的合同预付金,并在设备到货时支付一定的履约金,系统开发的过程中和系统初始运行时,都要支付一定的履约金;系统验收合格之后,一般会有一段时间的质量保证期(大多一个月至三个月)。

  系统的验收工作一般分为几个阶段:硬件设备的验收,通常按照合同约定的品牌、型号和配置进行,硬件设备大多有生产商印制的标准设备装机单,可以对照进行验收。软件设备的验收,通常有阶段性验收和系统交接验收两种,阶段性验收是指系统中某项功能的验收,系统交接验收是指系统开发完毕的总体运行验收。验收的相关内容主要是体现系统建设方案中的内容,一般都在合同签订时制定标准的验收方案,双方技术人员按标准验收方案进行系统的最终验收工作,完全确认后需要在验收报告中签署验收工程师并加盖双方公司的印章。

  当一期工程运行良好,对企业工作带来明显的规范性和效率之后,根据企业具体情况和需求可以考虑建设二期项目,二期项目的建设过程可以参考一期的建设过程,并适当简化操作步骤。二期工程实施的目的一般非常明确,对于工期的要求不一,二期系统必须和一期系统无缝的集成在一起。



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